SIVOLO

Système d'Information de Gestion du Volontariat / Bénévolat

SIVOLO (Système d’Information de Gestion du Volontariat / Bénévolat)

SIVOLO est un outil de pilotage stratégique pour les agences / programmes de Volontariat et Bénévolat nationaux qui organise et dématérialise non seulement les processus métiers mais également toutes fonctions interne de ces dernières. Il s’agit donc d’un outil permettant d’assurer la gestion du volontariat, la gestion des ressources humaines, la gestion électronique de documents et la gestion de la relation avec ses partenaires. Cet outil devrait aussi être entièrement extensible à  la gestion budgétaire et comptable (basées sur les normes comptables de la ZONE UEMOA et CEMAC), la gestion de stock, etc,…

Les attentes

Comme attente le projet SIVOLO ambitionne de :

–  Doter les agences / programmes de volontariat de plateforme Web décrit dans la phase 1 du projet.

– Dématérialiser de façon optimale les processus coeur de métier de chaque agence / programme de volontariat dans l’ERP SIVOLO.

–  Centraliser les données des volontaires pour faciliter les traitements des contrats correspondants.

–  Réduire de 75% le temps de traitement des contrats de volontariat tout en augmentant la qualité du service.

–  Mettre en place la gestion électronique des documents des agences / programmes de volontariat.

– Faciliter la prise de décision par les responsables décideurs de ces programmes grâce aux fonctionnalités d’analyse décisionnelle.

SIVOLO est un projet  supposé se dérouler en deux (02) phases.

Phase 1 : Dotation des agences et programmes de volontariat nationaux  d’un Portail Web du Volontariat / Bénévolat

Durant cette phase les programmes et agences de volontariat seront entièrement dotés d’une vitrine institutionnelle et d’une plateforme gestion du volontariat.

La vitrine institutionnelle permettra de :

  • De présenter essentiellement les agences et programmes (leur historique, de parler du volontariat, de parler des actions menées sur le terrain, les actualités, les services offerts, les agences en image grâce à  un portfolio)
  • Faire connaitre les différents partenaires des agences,
  • Permettre d’accéder aux services dématérialisés dans le backoffice-Volontaire et le backoffice-Structure d’Accueil, et l’Administration,
  • Et les moyens de contact de l’agence.

La plateforme gestion du volontariat quant à  elle disposera de trois (03) composantes :

–  Un espace dédié aux volontaires (Inscription, mise à  jour de profil, témoignages, CV et documents justificatifs, des outils et conseils les orientant dans la rédaction des CV, lettre de motivation, comment se prendre en charge au sortir du programme de volontariat, …).

Les structures d’accueil quant à  elles pourront procéder à  leur enregistrement en ligne et procéder à  des demandes de volontaires pour des missions spécifiques en ligne. Ils pourront également suivre l’état de ses demandes et leur traitement par les agences depuis leurs interfaces.

La partie administration permettra aux agences et programmes de volontariat de suivre les inscriptions des volontaires, des structures d’accueil, de les toucher au travers des communications par SMS, de traiter les demandes de volontaires en ligne jusqu’à  leurs affectations aux structures d’accueil.

Phase 2 : L’environnement ERP des agences et programmes de volontariat nationaux

Suite à  la première phase du projet : « dotation des agences et programmes de volontariat nationaux d’une plateforme Web » devant leur permettre d’améliorer la qualité de services rendu au public cible (que sont les volontaires ainsi que les structures d’accueil) et donc augmenter la productivité dans les traitements, l’entreprise AT & PARTNERS ambitionne de coupler cette plateforme Web avec un progiciel de gestion intégrée (L’ERP SIVOLO) pour :

– Le traitement des inscriptions reçues dans un environnement métier dédié (Adresser les problématiques de validité de contrat et de rémunérations des volontaires en activité, l’historique du volontaire dans le programme de volontariat jusqu’à  l’arrivée d’échéance, les statistiques et reportings annuelles sur le programmes, les états financiers, etc.).

Alléger les procédures administratives de gestion des volontaires et créer la standardisation.

Outiller les agents des agences et programmes de volontariat en analyse décisionnelle, nécessaire pour le pilotage de sa structure en temps réel

– Permettre aux volontaires et aux structures d’accueil de suivre des formations et séances d’information en ligne.

– Permettre aux agences de s’inscrire dans une démarche qualité la préparant aux certifications ISO.

Quelques fonctionnalités de notre produit SIVOLO en image

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Phase 1 : Interface Backoffice du Volontaire / Bénévole (Processus d’inscription)

  • Processus d’inscription du Volontaire / Bénévole
  • Informations sur l’indentité
  • Les formations / Expériences acquises
  • Personnes à prévenir
  • Déclaration sur l’honneur / Signature en ligne grâce aux terminaux tactiles.

Phase 1 : Interface Backoffice du Volontaire / Vue du CV en ligne suivant les informations renseignées par le volontaire

  • Inscription en ligne et connexion à  leur espace privé suite à  la validation de leur profil par le modérateur du portail (Les administrateurs).
  • Mises à  jour de profil (Renseignement de profil, formations académiques et professionnels, expériences professionnels, ajout des documents justificatifs)
  • Disposition d’outils et conseils orientant dans la rédaction des CV, lettre de motivation, etc.
  • Vue des missions publiées par les structures d’accueil et candidature en ligne.
  • Apposition de signature à  la fin de l’inscription pour matérialiser son accord.

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sivolo18Phase 1 : Backoffice-Administration

  • Paramétrages techniques des différents espaces.
  • Gestion des volontaires.
  • Gestion des structures d’accueil.
  • Gestion des actualités / du Site Vitrine.
  • Gestion des partenaires.
  • Modération des témoignages.
  • Journalisations des actions effectuées par les administrateurs.
  • Gestion des utilisateurs.

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Phase 1 : Backoffice-Administration

  • Traitements des missions publiées par les structures d’accueil.
  • Affectation des volontaires aux missions.
  • Notification  des affectations aux structures d’accueil en ayant fait la requête et au volontaire.

Environnement ERP des Agences / chargés de Programme du Volontariat

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Environnement ERP des Agences / chargés de Programme du Volontariat

  • Gestion des ressources humaines pour la gestion du répertoire des employés
  • Gestion de la paie
  • Fonctionnalités de réseau social en interne pour la messagerie, la planification des tâches
  • Sessions de Tchat, Groupes de discussion, Usage des notes
  • Gestion de la relation partenaires
  • Gestion des projets
  • Production des états financiers, et des différents états dont auront besoin les principaux bailleurs.

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  • Gestion budgétaire
  • Gestion comptable basées sur les normes comptables de la ZONE UEMOA et CEMAC
  • la gestion de stock, etc,…