Audit des Processus Métiers (BPM) / ERP

Audit des Processus Métiers (BPM)

Un processus métier est un enchainement d’actions réalisées par différents acteurs collaborant pour délivrer un résultat tangible et une valeur ajoutée métier pour l’entreprise.

Le processus métier donne une vision du métier réel et donc  constitue un excellent instrument de formalisation et d’analyse dans le cadre de la mise en place d’un système d’information (expression des besoins, analyses, spécifications, fonctions à  informatiser voir automatiser) et notamment pour l’optimisation des processus. Le but étant un gain en productivité.

La cartographie des processus métiers représente l’entreprise, non plus sous la forme de l’organigramme, mais sous la forme d’un ensemble de processus visant  la satisfaction des clients et l’amélioration de la qualité de service aux différents postes.

Cette cartographie n’aura de sens que si le Comité de Direction de l’entreprise a la volonté de s’engager dans une approche processus et plus globalement à  mettre en oeuvre un management par les processus.

L’audit BPM, constitue la phase 1 de tout projet de mise en place aboutie d’un ERP (Progiciel de Gestion Intégrée). Il permet d’identifier non seulement les  futurs responsables qualité de l’entreprise, mais également d’impulser un projet de certification ISO 9001.

La démarche d’AT & PARTNERS dans la conduite d’un Audit BPM est la suivante:

  • Analyse, formalisation et optimisation des règles de gestion (ceux existants, ceux qui seront impactés par le projet, ceux qui devront être créé). Cette phase d’analyse et de formalisation sera réalisée en étroite collaboration avec les employés de l’entreprise. Ces analyses seront formalisées dans différents documents.
  • Constitution d’une équipe projet (Membre du Comité Directeur, et les Responsables d’Entités).
  • La rédaction du cahier de charge fonctionnel (spécifications fonctionnelles par métier).
  • Validation du cahier de charge fonctionnel par l’Equipe projet.
  • Mise en place des KPI (Indicateurs de performance de chaque métier).
  • Création des tableaux de bord selon les objectifs stratégiques de chaque poste de l’entreprise.
  • Analyse des risques / Criticité des données.
  • Rapport de l’analyse de risques, avec un document principal décrivant les règles et droits d’accès des utilisateurs à  chaque module.
  • Rédactions des manuels de procédures, mises en place des points de contrôles.
  • Standardisation des processus métiers.

ERP (Progiciels de Gestion Intégrée)

Un système d’information est un ensemble organisé de ressources permettant de collecter, stocker, traiter et diffuser de l’information. Une des recommandations capitale pour toute structure souhaitant gagner en productivité tout en maitrisant son développement / accroissement est de faire travailler tous ses corps de métier  sur un environnement collaboratif doté d’une seule base de données plutôt que de disposer de plusieurs applications spécialisées pour les raisons suivantes :

  • Acquisition de licence individuelle par application métier.
  • Coût de la formation par environnement / applications.
  • Existence de procédures parallèles.

La notion d’ERP / PGI (Progiciels de gestion intégrée) est la solution la plus adaptée capable d’intégrer tous les processus métiers d’une entreprise. Il s’agit donc l’ensemble des fonctions comme la gestion financière et comptable, le CRM, l’aide à  la décision, la logistique,  la distribution, la vente, l’approvisionnement, la gestion de stock, la gestion des ressources humaines, …

Un ERP répond aux caractéristiques suivantes :

  • Il émane d’un concepteur unique / Il est modulaire ;
  • En cas d’impact d’un module, l’information est mise à  jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés ;
  • C’est un système qui garantit la piste d’audit : il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information ;
  • Il peut couvrir l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules de l’ERP) ;
  • Il garantit l’unicité des informations qu’il contient puisqu’il n’a qu’àune seule base de données au sens logique.

Ainsi, pour des raisons d’adéquation avec les besoins de l’entreprise, l’évolutivité, la flexibilité et le coût de revient en se basant sur le TCO (Total Cost of Ownership) , nous vous proposons AT_COLLABO qui est une solution basée sur un ERP open source : Odoo.

La démarche de AT & PARTNERS dans la conduite d’un projet de mise en place d’un ERP

Les ERP ont des fonctions standards qui s’adaptent aux principales règles de gestion des entreprises (achats, ventes, logistique, …). Cependant, chaque entreprise étant unique et les ERP ne peuvent pas s’adapter en standard à  tous les cas particuliers d’entreprises.

Deux solutions sont alors envisageables :

  • Réaliser des développements spécifiques, souvent coûteux et techniquement risqués car pouvant impacter tous les modules ;
  • Revoir les règles de gestion spécifiques pour les adapter au progiciel. Cette démarche implique une analyse préalable des processus et une réflexion à  mener par la maîtrise d’ouvrage puis une bonne conduite du changement, lors de la mise en place du progiciel.

La mise en place d’un ERP prend en compte généralement au moins trois (03) environnements de travail :

  • Un « environnement de développement » qui permet d’adapter le progiciel standard à  des besoins spécifiques de l’entreprise.
  • Un « environnement de test » dit encore environnement de recette qui permet de réaliser des simulations. Ces simulations permettent de tester de nouveaux paramétrages et de vérifier le fonctionnement correct du progiciel par rapport à  un processus de gestion donné (une vente, un achat, une sortie de stock, …). L’environnement de test permettra également à l’utilisateur de pouvoir assurer sa prise en main du logiciel au travers des formations.
  • Un « environnement de production » qui correspond au progiciel utilisé par les gestionnaires de l’entreprise au quotidien.

Phase 1 : Cadrage / Périmètre du projet

Phase 2 : Exécution / Phase de paramétrages  – développements spécifiques

Phase 3 : Préparation à  l’intégration des données dans l’environnement de test et réalisation des tests par le gestionnaire projet

Phase 4 : Pilotage / Conduite du changement

Phase 5 : Passage en production

Phase 6 : Evaluations et indicateurs de performance

N’hésistez pas à  nous contacter pour un accompagnement  sur vos projets de mise en place d’ERP.

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